Kaffee-Catering buchen: Ablauf und Zeitplan

Mobiles Kaffee-Catering zu buchen ist unkomplizierter, als viele erwarten. Es gibt keine Kataloge zum Durchblättern und keine Mindestabnahme. Es gibt ein Gespräch, ein Angebot und einen Termin. Hier steht, was in welcher Reihenfolge passiert.

Schritt 1: Eure Anfrage

Vier Angaben genügen für ein belastbares Angebot:

Alles Weitere — Getränkeauswahl, Geschirr, Branding — klären wir danach. Wer schon weiß, dass es besondere Wünsche gibt, schreibt sie gleich dazu.

Schritt 2: Wir rechnen, nicht ihr

Wir kalkulieren nicht nach Stunden, sondern nach einem Kontingent, das zu eurer Anforderung passt. Ihr sagt uns, was ihr braucht — wir sagen euch, was das kostet. Es gibt keine Mindestdauer, die ihr erfüllen müsst.

Wovon der Preis abhängt, steht ausführlich in Was kostet mobiles Kaffee-Catering? — kurz: Gästezahl, Dauer, Entfernung, Anzahl der Baristas, Getränkeauswahl und Geschirr.

Wann ihr anfragen solltet: Für Hochzeiten in der Hauptsaison und für Messetermine so früh wie möglich — diese Termine sind lange im Voraus vergeben. Für Firmenevents außerhalb der Saison reichen oft wenige Wochen. Wenn ihr Branding wollt, plant Vorlauf ein: Bedruckte Becher, Cupcakes und Macarons brauchen Produktionszeit.

Schritt 3: Das Angebot

Ihr bekommt ein Angebot, aus dem hervorgeht, was enthalten ist. Darin stehen unter anderem:

• Kaffeerad mit Technik und die Zahl der Baristas,
• die Getränkeauswahl,
• Transport, Aufbau und Reinigung — die sind bei uns enthalten,
• die Anreise beziehungsweise eine Anreisepauschale, falls ihr weiter entfernt seid,
• alle Zusatzbausteine, die ihr gewählt habt.

Vergleicht ein Angebot immer entlang dieser Punkte. Ein Preis ohne Angabe, ob Auf- und Abbau enthalten sind, ist nicht vergleichbar.

Schritt 4: Die Bestätigung

Mit unserer schriftlichen Bestätigung wird die Buchung verbindlich — nicht schon mit der Anfrage. Erst danach ist der Termin für euch reserviert und wird nicht mehr anderweitig vergeben.

Bei Buchungen über unser Messeangebot wird mit der Bestätigung eine Anzahlung von 30 Prozent fällig, zahlbar innerhalb von sieben Tagen. Sagt ihr später ab, greift eine gestaffelte Regelung — und der Nachweis, dass uns kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist, bleibt euch ausdrücklich vorbehalten.

Schritt 5: Die Abstimmung vor dem Termin

Ein paar Wochen vorher klären wir die praktischen Dinge. Das sind genau die Fragen aus Was die Kaffeebar vor Ort braucht:

• Wo genau soll die Bar stehen — drinnen, draußen, welche Etage?
• Wie ist der Untergrund, und wie kommen wir mit dem Rad dorthin?
• Wo ist die nächste Steckdose, und was hängt sonst daran?
• Wann ist der stärkste Andrang zu erwarten?
• Gibt es Gäste mit besonderen Wünschen — Milchalternativen, koffeinfrei, Kinder?

Wasser müsst ihr nicht organisieren, das bringen wir mit.

Schritt 6: Der Veranstaltungstag

Wir kommen rechtzeitig vor dem vereinbarten Start, bauen auf, lassen die Maschine hochfahren und stellen sie ein. Während der Veranstaltung arbeiten unsere Baristas an eurer Bar — und sprechen mit euren Gästen. Danach bauen wir ab, reinigen und räumen die Fläche so, wie wir sie vorgefunden haben.

Die häufigsten Stolpersteine

1. Zu spät angefragt. Der häufigste Grund für eine Absage ist ein bereits vergebener Termin, nicht der Preis.
2. Zeitfenster falsch gelegt. Nicht die Dauer der Feier zählt, sondern wann die Gäste tatsächlich Kaffee wollen. Für Hochzeiten siehe Kaffeebar auf der Hochzeit: der Zeitplan.
3. Strom nicht geprüft. „Da ist eine Steckdose“ reicht nicht — es kommt darauf an, was sonst noch daran hängt.
4. Branding zu spät angesprochen. Bedruckte Becher und Gebäck mit Logo brauchen Vorlauf.
5. Gästezahl geschätzt statt gezählt. Lieber großzügig rechnen: Zu wenig Kapazität merkt man am Veranstaltungstag, und dann ist es zu spät.

Kurz gesagt

Datum, Ort, Gästezahl, Zeitfenster — mehr braucht es für den Anfang nicht. Alles Weitere entsteht im Gespräch, und verbindlich wird es erst mit unserer schriftlichen Bestätigung.

Zur Anfrage.

Quellen

Angaben Maitre Royal (Inhaber): Kalkulation nach Kontingent, keine Mindestdauer, enthaltene Leistungen für Transport, Aufbau und Reinigung, eigene Frischwasserversorgung, Durchsatzwerte · Konditionen aus dem veröffentlichten Messeangebot: Anreise bis 300 km ab Altenburg inklusive, Anzahlung von 30 Prozent innerhalb von sieben Tagen nach schriftlicher Bestätigung, gestaffelte Stornoregelung mit Nachweisvorbehalt · Branding-Bausteine mit Produktionsvorlauf aus dem Leistungskatalog. Die genannten Konditionen gelten für das jeweils angebotene Format; maßgeblich ist das individuelle Angebot.