Wie lange sollte die Kaffeebar laufen?

„Wie lange sollte die Kaffeebar laufen?“ ist eine Frage, auf die es zwei Antworten gibt. Die eine ist organisatorisch: Wann passt sie in euren Ablauf? Die andere ist wirtschaftlich: Was kostet eine kurze Buchung im Verhältnis zu einer langen? Beides hängt zusammen, aber nicht so, wie viele vermuten.

Warum andere eine Mindestdauer verlangen

Mitbewerber nennen öffentlich Mindestbuchungen von zwei bis drei Stunden und begründen das nachvollziehbar: Anfahrt, Vorbereitung, Aufbau und Abbau fallen immer an — unabhängig davon, wie lange ausgeschenkt wird. Eine Stunde Ausschank bedeutet trotzdem einen halben Arbeitstag.

Dieser Aufwand besteht bei uns genauso. Wir ziehen daraus nur eine andere Konsequenz.

Wie wir es handhaben

Wir kalkulieren nicht nach Stunden, sondern nach einem festen Kontingent, das sich nach eurer Anforderung richtet. Der Ablauf ist denkbar einfach:

Ihr sagt uns, was ihr braucht — Anlass, Gästezahl, Zeitfenster, Wünsche.
Wir sagen euch, was diese Anforderung kostet.

Daraus folgt: Es gibt keine Mindestdauer. Eine Stunde ist möglich. Zehn Stunden an einem Tag sind ebenfalls möglich, dann mit entsprechend mehreren Baristas. Was es nicht gibt, ist eine Vorbedingung, die ihr erfüllen müsst, bevor wir überhaupt reden.

Ehrlich dazugesagt: Eine Stunde kostet nicht ein Viertel von vier Stunden. Weil Anreise, Auf- und Abbau gleich bleiben, liegt eine kurze Buchung näher am Preis einer langen, als die Stundenzahl vermuten lässt. Wer bereit ist, das zu tragen, bekommt seine eine Stunde — aber niemand soll sich hinterher über die Rechnung wundern.

Welche Dauer zu welchem Anlass passt

Anlass	Typisches Fenster	Worauf es ankommt
Hochzeit	3–5 Stunden	Fotozeit, Kaffeetafel und früher Abend lassen sich oft verbinden
Firmenfeier	2–4 Stunden	richtet sich nach Programm und Pausen
Messetag	ganzer Tag	verteilter Andrang mit Wellen, dafür lange Laufzeit
Produktvorstellung, Eröffnung	1–3 Stunden	kurzes, dichtes Zeitfenster mit hohem Andrang
Tag der offenen Tür	4–8 Stunden	Laufkundschaft über den ganzen Tag

Das sind Erfahrungswerte, keine Vorgaben. Für Hochzeiten lohnt es sich, vorher die Zeitfenster im Tagesablauf anzusehen — dazu steht mehr in Kaffeebar auf der Hochzeit: der Zeitplan.

Dauer und Personal hängen zusammen

Eine kurze Buchung mit vielen Gästen ist etwas anderes als eine lange mit wenigen. Zur Orientierung: Ein Barista schafft bei uns rund 60 Gäste pro Stunde, zwei schaffen 90 bis 120.

Rechnet das einmal gegen euren Ablauf: 120 Gäste in einer Stunde brauchen zwei Baristas, dieselben 120 Gäste über drei Stunden verteilt braucht einer. Die Dauer ist also keine reine Preisfrage, sondern entscheidet mit darüber, wie viele Leute wir mitbringen. Mehr dazu in Wie viele Gäste schafft ein Barista?

Was die Dauer nicht beeinflusst

Drei Dinge bleiben gleich, egal wie lange die Kaffeebar läuft — und das erklärt die Preisstruktur besser als jede Tabelle:

Die Anreise. Hin- und Rückfahrt sind bezahlte Zeit, bei uns inklusive im Umkreis von 300 Kilometern ab Altenburg.
Der Aufbau. Das Rad muss an seinen Platz, die Maschine muss hochfahren und eingestellt werden.
Der Abbau samt Reinigung. Eine Siebträgermaschine wird nach jedem Einsatz gereinigt, nicht nur abgeschaltet.

Warum das den Preis stärker bestimmt als die Ausschankzeit, steht in Was kostet mobiles Kaffee-Catering?

Kurz gesagt

Richtet die Dauer nach eurer Veranstaltung, nicht nach einer Mindestbuchung. Sagt uns, wann was passiert und wie viele Gäste ihr erwartet — wir sagen euch, was dieses Zeitfenster kostet und wie viele Baristas es braucht. Eine Stunde, zehn Stunden oder irgendetwas dazwischen.

Zur Anfrage.

Quellen

Angaben Maitre Royal (Inhaber): keine Mindestdauer, Kalkulation nach Kontingent statt nach Stunden, Durchsatzwerte von 60 beziehungsweise 90 bis 120 Gästen pro Stunde, Anreise bis 300 km ab Altenburg inklusive · Mindestbuchungsdauern von zwei bis drei Stunden und deren Begründung aus öffentlichen Anbieterprofilen von Mitbewerbern. Die Zeitfenster je Anlass sind Erfahrungswerte aus eigenen Einsätzen, keine erhobenen Daten.

Häufige Fragen

Gibt es eine Mindestbuchungsdauer?

Bei uns nicht. Eine Stunde ist möglich, zehn Stunden an einem Tag ebenfalls — dann mit mehreren Baristas. Viele Anbieter am Markt verlangen dagegen zwei bis drei Stunden Mindestbuchung.

Kostet eine Stunde ein Viertel von vier Stunden?

Nein. Anreise, Aufbau, Abbau und Reinigung fallen unabhängig von der Ausschankzeit an. Eine kurze Buchung liegt deshalb näher am Preis einer langen, als die Stundenzahl vermuten lässt.

Wie lange sollte die Kaffeebar auf einer Hochzeit laufen?

Drei bis fünf Stunden decken meist Fotozeit, Kaffeetafel und frühen Abend ab. Entscheidend ist weniger die Gesamtdauer als die Lage im Tagesablauf.

Wie wird der Preis bestimmt, wenn nicht nach Stunden?

Nach einem festen Kontingent, das sich nach der Anforderung richtet: Anlass, Gästezahl, Zeitfenster und Zusatzwünsche. Ihr nennt die Anforderung, wir nennen den Preis dafür.