Kaffeebar und Catering kombinieren

Auf größeren Veranstaltungen ist die Kaffeebar einer von mehreren Beteiligten: Küche oder Caterer, Bar, Fotograf, Technik, Band. Das funktioniert gut, wenn ein paar Dinge vorher geklärt sind — und zwar von euch oder eurem Planer, nicht zwischen Tür und Angel am Veranstaltungstag.

Die vier Punkte, an denen es hakt

1. Strom

Der häufigste Konflikt überhaupt. Küche, Kühlanhänger, Bühnentechnik und Kaffeebar hängen im Zweifel an derselben Zuleitung. Unsere Maschine zieht in der Spitze rund 2.000 bis 2.500 Watt; ein üblicher Stromkreis mit 16 Ampere trägt 3.680 Watt insgesamt.

Klärt deshalb nicht, ob Strom da ist, sondern wer woran hängt. Eine eigene Absicherung für die Kaffeebar ist die einfachste Lösung — und auf den meisten Veranstaltungsorten machbar, wenn man früh fragt. Details in Was die Kaffeebar vor Ort braucht.

2. Platz und Wege

Die Kaffeebar sollte nicht dort stehen, wo der Caterer durchmuss. Service- und Gästewege kreuzen sich sonst genau an der Stelle, an der eine Schlange steht.

Zum Anliefern brauchen wir einmal eine Zufahrt, danach kann das Fahrzeug wieder weg. Das Rad selbst wird geschoben und passt auch durch enge Zugänge — siehe Kaffeebar im Gebäude.

3. Wasser

Hier gibt es bei uns nichts zu klären, und das entspannt die Lage spürbar: Wir brauchen keinen Wasseranschluss. Der vorhandene bleibt damit vollständig der Küche. Auf Veranstaltungsorten mit genau einer Zapfstelle ist das regelmäßig der Punkt, der sonst Diskussionen auslöst.

4. Zeitplan

Wenn Küche, Band und Kaffeebar gleichzeitig aufbauen wollen, wird es eng. Ein grober Ablaufplan mit Anlieferzeiten löst das. Sagt uns, wann wir kommen sollen — wir richten uns danach.

Wie sich Kaffeebar und Küche sinnvoll ergänzen

Das Muster dahinter: Die Kaffeebar ist dann gefragt, wenn die Gäste stehen. Solange sie sitzen und bedient werden, läuft sie leer. Deshalb lohnt es sich, die Zeitfenster am Ablauf auszurichten statt an der Gesamtdauer — mehr dazu in Wie lange sollte die Kaffeebar laufen? und für Hochzeiten in Kaffeebar auf der Hochzeit: der Zeitplan.

Weil wir nach Kontingent statt nach Stunden rechnen und es keine Mindestdauer gibt, lässt sich das in zwei Blöcke teilen — etwa Kaffeetafel und später der Abend —, ohne die Stunden dazwischen mitzubezahlen. Das ist der praktische Vorteil gegenüber einer starren Stundenbuchung.

Was wir nicht machen

Zur Klarheit, damit niemand doppelt plant: Wir sind kein Vollcaterer. Warme Speisen, Buffet und Geschirrlogistik für das Essen gehören nicht zu unserem Angebot.

Was wir ergänzend mitbringen können, ist überschaubar und auf die Bar abgestimmt: Fruchtplatten in zwei Größen sowie Cupcakes und Macarons, auf Wunsch mit Logo oder Foto — siehe Euer Logo an der Kaffeebar. Im Sommer kommt das Eiscreme-Fahrrad als eigene Station dazu.

Wer spricht mit wem

Am einfachsten ist es, wenn eine Person den Überblick behält — ihr selbst, eure Hochzeitsplanung oder der Veranstaltungsort. Wenn ihr wollt, stimmen wir uns direkt mit dem Caterer oder der Location ab; sagt uns dafür einfach den Kontakt. Das erspart euch, Informationen zwischen mehreren Dienstleistern hin- und herzutragen.

Kurz gesagt

Klärt Strom, Wege und Anlieferzeiten vorher, nicht am Tag selbst. Wasser ist bei uns kein Thema — der Anschluss bleibt der Küche. Und legt die Zeitfenster dorthin, wo die Gäste stehen statt sitzen.

Zur Anfrage.

Quellen

Angaben Maitre Royal (Inhaber): eigene Frischwasserversorgung, Spitzenlast der Kaffeemaschine von rund 2.000 bis 2.500 Watt, Kalkulation nach Kontingent ohne Mindestdauer, Transport, Aufbau und Reinigung inklusive, Transportfähigkeit des Kaffeerads · Leistungskatalog: Fruchtplatten, Cupcakes und Macarons, Eiscreme-Fahrrad · Belastbarkeit eines üblichen Stromkreises: 230 V × 16 A = 3.680 W (Rechenwert). Die Einschätzungen zum Zusammenspiel mehrerer Dienstleister sind Erfahrungswerte aus eigenen Einsätzen.