Firmenfeier und Mitarbeiterevent

Ob Sommerfest, Weihnachtsfeier, Jubiläum, Tag der offenen Tür oder interner Workshop — eine Kaffeebar funktioniert bei all dem. Nur eben nicht überall gleich. Dieser Ratgeber sortiert, worauf es je nach Anlass ankommt.

Der Unterschied zu privaten Feiern: der Takt

Bei einer Hochzeit verteilt sich der Andrang über Stunden, mit einer Spitze zur Torte. Bei einer Firmenveranstaltung ist es anders: Das Programm endet, und zweihundert Menschen stehen gleichzeitig auf.

Zur Einordnung: Ein Barista schafft bei uns rund 60 Gäste pro Stunde, zwei schaffen 90 bis 120. Eine 20-Minuten-Pause mit 150 Teilnehmern ist damit rechnerisch nicht zu bedienen — egal von wem.

Die wirksamste Maßnahme kostet nichts: Lasst die Kaffeebar schon vor der Pause laufen und noch danach. Wer früher aus dem Saal kommt oder später geht, verteilt die Spitze von selbst. Ein verschobenes Zeitfenster bringt mehr als ein dritter Barista.

Welcher Anlass was braucht

Anlass	Typisches Muster	Worauf achten
Workshop, Tagung	harte Pausen, hoher Druck	Zeitfenster über die Pause hinaus legen
Sommerfest	verteilt über Stunden	Eis, Sorbets, Frozen Cocktails statt nur Heißgetränke
Weihnachtsfeier	Abend, gemütlich	heiße Schokolade, Espresso Martini für den Abend
Jubiläum, Empfang	Ankunftswelle	Porzellan statt Becher, Branding lohnt sich
Tag der offenen Tür	Laufkundschaft ganztags	lange Laufzeit, Mehrwegbecher
Mitarbeiterevent intern	kleine Gruppe, Zeit	Barista-Training als Programmpunkt

Die Kaffeebar als Programmpunkt, nicht als Getränkeausgabe

Für interne Veranstaltungen gibt es zwei Formate, die mehr sind als Verpflegung:

Barista-Training

Rund drei Stunden, für Gruppen bis zu zehn, zwanzig, dreißig oder vierzig Personen. Die Teilnehmer mahlen, tampen, brühen und schäumen selbst. Das funktioniert als Teamevent, weil alle dasselbe lernen und am Ende etwas können, das sie vorher nicht konnten — und weil es nichts mit der Arbeit zu tun hat.

Hot Chocolate Tasting

Zehn Sorten heiße Schokolade über etwa drei Stunden, ab zwanzig Teilnehmern. Es gibt etwas zu probieren, zu vergleichen und zu bereden. Besonders im Winter und für Gruppen, in denen nicht alle Kaffee trinken — dazu mehr in Wer keinen Kaffee trinkt.

Branding: euer Logo gehört dazu

Bei Firmenveranstaltungen lohnt sich das mehr als bei privaten Feiern, weil es zur Gelegenheit passt. Möglich sind:

das Logo im Milchschaum, per Kaffeedrucker,
Becher mit eurem Logo, als Sticker oder als gebrandeter Thermobecher zum Mitnehmen,
eine Widmung am Kaffeerad — Logo, Claim oder ein Gruß an die Belegschaft,
Cupcakes und Macarons mit Logo oder Foto.

Für Jubiläen ist die Widmung am Rad der unterschätzte Baustein: „25 Jahre“ am Kaffeerad wird fotografiert, ein Plakat an der Wand nicht.

Drinnen, auch in der elften Etage

Firmenveranstaltungen finden selten auf der Wiese statt, sondern im Konferenzbereich, in der Kantine, in der Lobby oder auf der Dachterrasse. Das ist für uns kein Hindernis: Unser Kaffeerad passt in Lastenaufzüge und größere Personenaufzüge, das Dach lässt sich für niedrige Durchgänge abnehmen. Wir haben Veranstaltungen auf Hochhausdächern durchgeführt.

Motorisierte Kaffeemobile können das nicht — mehr dazu in Kaffeebar im Gebäude. Und weil wir kein Wasser vor Ort brauchen, entfällt die Suche nach einem Anschluss.

Unsere Baristas reden mit euren Leuten

Das ist bei Firmenveranstaltungen kein Nebensatz. Unsere Baristas sind darauf geschult, auf Menschen zuzugehen, und sie arbeiten mit eurem Personal zusammen statt nebenher. Wenn ihr wollt, stimmen wir vorher ab, wie aufgetreten wird — zurückhaltend bei einer Tagung, offensiv bei einem Tag der offenen Tür.

Wir verstehen uns an diesem Tag nicht als Kaffeelieferant in der Ecke, sondern vertreten eure Marke mit. Wie das auf Messen wirkt, steht in Warum Kaffee auf Messen funktioniert.

Was ihr für die Anfrage zusammenstellen solltet

Teilnehmerzahl und — wichtiger — ob alle gleichzeitig kommen.
Programmablauf mit den geplanten Pausen.
Raum oder Fläche, inklusive Etage und Weg dorthin.
Soll gebrandet werden? Dann früh ansprechen, das braucht Vorlauf.
Gibt es Teilnehmende, die keinen Kaffee trinken?

Den vollständigen Ablauf von der Anfrage bis zum Abbau beschreibt Kaffee-Catering buchen: Ablauf und Zeitplan.

Kurz gesagt

Plant nicht die Pause, plant das Zeitfenster drumherum. Nutzt die Kaffeebar als Programmpunkt statt als Getränkeausgabe, wenn die Gruppe klein genug ist. Und sprecht Branding früh an — gerade bei Jubiläen ist es der Teil, der auf den Fotos landet.

Zur Anfrage.

Quellen

Angaben Maitre Royal (Inhaber): Durchsatzwerte, keine Mindestdauer, eigene Frischwasserversorgung, Transport im Lastenaufzug und abnehmbares Dach, durchgeführte Veranstaltungen auf Hochhausdächern, Schulung und Rolle der Baristas · Leistungskatalog: Barista-Training für Gruppen bis 40 Personen über rund drei Stunden, Hot Chocolate Tasting mit zehn Sorten ab zwanzig Teilnehmern, Kaffeedrucker, Branding-Bausteine, Eiscreme-Fahrrad, Frozen Cocktails und Espresso Martini. Die Einschätzungen zu Andrangmustern je Anlass sind Erfahrungswerte aus eigenen Einsätzen.

Häufige Fragen

Wie viele Baristas brauchen wir für eine Firmenveranstaltung?

Ein Barista schafft rund 60 Gäste pro Stunde, zwei schaffen 90 bis 120. Entscheidend ist aber nicht die Teilnehmerzahl, sondern ob alle gleichzeitig Pause haben. Ein über die Pause hinaus verlängertes Zeitfenster hilft oft mehr als zusätzliches Personal.

Geht die Kaffeebar auch in oberen Etagen?

Ja. Das Kaffeerad passt in Lastenaufzüge und größere Personenaufzüge, das Dach ist für niedrige Durchgänge abnehmbar. Einen Wasseranschluss brauchen wir nicht.

Kann man ein Barista-Training als Teamevent buchen?

Ja, für Gruppen bis zu zehn, zwanzig, dreißig oder vierzig Personen über rund drei Stunden. Alternativ gibt es ein Hot Chocolate Tasting mit zehn Sorten ab zwanzig Teilnehmern.

Kann unser Firmenlogo eingebunden werden?

Ja — im Milchschaum per Kaffeedrucker, auf Bechern und Thermobechern, als Widmung am Kaffeerad sowie auf Cupcakes und Macarons. Branding braucht Produktionsvorlauf, also früh ansprechen.