Tag der offenen Tür

Ob Firmenjubiläum, neue Produktionshalle, Praxiseröffnung oder Vereinsheim — bei einem Tag der offenen Tür kommen Menschen über viele Stunden verteilt, in Wellen, und mit sehr unterschiedlichen Erwartungen. Das verlangt eine andere Planung als eine Feier mit Gästeliste.

Der Unterschied: Laufkundschaft statt Gästeliste

Bei einer Hochzeit wisst ihr, dass achtzig Leute kommen. Hier wisst ihr es nicht. Zwei Dinge folgen daraus:

• Plant nach Zeit, nicht nach Kopfzahl. Zur Einordnung: Ein Barista schafft rund 60 Gäste pro Stunde, zwei schaffen 90 bis 120. Über sechs Stunden ergibt das eine Größenordnung, mit der sich arbeiten lässt — auch wenn die genaue Besucherzahl offen bleibt.
• Rechnet mit Wellen. Nach der offiziellen Eröffnung, nach Führungen und um die Mittagszeit wird es voll, dazwischen ruhig.

Mehr zur Rechnung in Wie viele Gäste schafft ein Barista?

Die Kaffeebar als Wegmarke

Bei einem Tag der offenen Tür hat eine Kaffeebar eine Funktion, die sonst keine Rolle spielt: Sie lenkt Besucherströme.

Wer sie an das Ende eines Rundgangs stellt, bekommt Besucher, die den Rundgang zu Ende gehen. Wer sie neben den Infostand stellt, bekommt Gespräche am Infostand. Und wer sie an den Eingang stellt, bekommt eine Traube am Eingang — was selten gewollt ist.

Die wirksamste Position ist erfahrungsgemäß dort, wo die Leute ohnehin eine Entscheidung treffen müssen: an der Weggabelung, vor dem Treppenhaus, am Übergang vom Außengelände nach drinnen. Dort steht man kurz — und mit einem Kaffee in der Hand länger.

Drinnen und draußen

Tage der offenen Tür finden oft an beidem statt: Werkshalle, Hof, Foyer, obere Etagen. Weil unser Kaffeerad keinen Wasseranschluss braucht und durch enge Zugänge sowie in Aufzüge passt, lässt es sich fast überall aufstellen — auch dort, wo ein motorisiertes Kaffeemobil nicht hinkommt. Siehe Kaffeebar im Gebäude und Draußen oder drinnen?

Was zum Publikum passt

Bei einem Tag der offenen Tür ist das Publikum gemischter als bei jeder anderen Veranstaltung: Kunden, Nachbarn, Familien mit Kindern, ehemalige Mitarbeitende, Neugierige. Entsprechend breit sollte das Angebot sein:

• Heiße Schokolade und Slushies für Kinder,
• Tee und entkoffeiniert für alle, die keinen Kaffee wollen,
• im Sommer das Eiscreme-Fahrrad als zweite Station — siehe Eis, Slushies und Frozen Cocktails,
• Fruchtplatten als unkomplizierte Ergänzung.

Was es sonst für Nichtkaffeetrinker gibt, steht in Wer keinen Kaffee trinkt.

Becher: hier wird es praktisch

Besucher sind in Bewegung und nehmen den Becher mit. Porzellan ist deshalb die falsche Wahl — gebrandete Mehrwegbecher sind die richtige. Sie sehen besser aus als Pappe, wandern über das Gelände und bleiben bei den Leuten.

Zur Mehrwegangebotspflicht und zur Hinweispflicht per Schild: Mehrweg statt Einweg.

Branding lohnt sich hier besonders

Ein Tag der offenen Tür ist ein Werbetermin, auch wenn er nicht so heißt. Becher mit Logo, eine Widmung am Kaffeerad oder Gebäck mit eurem Zeichen fügen sich ein, ohne aufdringlich zu wirken. Was möglich ist und welchen Vorlauf es braucht, steht in Euer Logo an der Kaffeebar.

Dazu kommt, dass unsere Baristas mit eurem Personal zusammenarbeiten: Sie sind ansprechbar, gehen auf Besucher zu und können — wenn ihr das wollt — auf den richtigen Ansprechpartner bei euch verweisen.

Kurz gesagt

Plant nach Stunden statt nach Köpfen, stellt die Bar an eine Weggabelung statt an den Eingang, nehmt Mehrwegbecher statt Porzellan und denkt an die Kinder. Und sprecht Branding früh an — bei diesem Anlass zahlt es sich am deutlichsten aus.

Zur Anfrage.

Quellen

Angaben Maitre Royal (Inhaber): Durchsatzwerte, keine Mindestdauer, eigene Frischwasserversorgung, Transportfähigkeit des Kaffeerads, Rolle und Schulung der Baristas · Leistungskatalog: Branding-Bausteine, Eiscreme-Fahrrad, Slushies, heiße Schokoladen, Fruchtplatten. Die Einschätzungen zu Besucherströmen und zur Wirkung der Aufstellposition sind Erfahrungswerte aus eigenen Einsätzen.